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Gestion des plannings estivaux : halte au casse-tête

, par La Rédaction

Si été rime souvent avec repos, ce n’est pas le cas des franchisés qui doivent gérer les plannings de leurs employés. Pour éviter que ce soit un véritable casse-tête, il s’agit d’anticiper, d’être juste et de demander de l’aide à son franchiseur. Par Ève MENNESSON.

Les congés d’été, tout le monde les attend avec impatience ! Tout le monde sauf… les chefs d’entreprise pour lesquels gérer les plannings estivaux de leurs employés est une véritable épreuve. En effet, beaucoup de salariés souhaitent partir durant les mois de juillet et août, pour profiter de leurs vacances en même temps que leurs conjoints et enfants. Le dirigeant doit donc revêtir un véritable costume d’équilibriste afin de permettre à son entreprise de fonctionner et satisfaire ses équipes pour lesquelles les vacances sont très importantes. Voici quelques règles à suivre pour vous en sortir.

 

Anticiper

La première règle pour une gestion des plannings estivaux réussie : anticiper. Il faut en effet s’y prendre suffisamment tôt pour s’organiser si beaucoup de salariés souhaitent prendre leurs congés en même temps mais aussi pour permettre aux collaborateurs de prévoir leurs vacances en amont si d’aventure des dates leur étaient refusées et d’autres imposées. Emmanuel Jury, directeur associé de Progressium, conseille de préparer les plannings estivaux dès janvier afin de bien anticiper ses recrutements, notamment. Car même si la démarche est légale dans certaines circonstances, “il est impensable d’annoncer à un salarié en juillet qu’il ne pourra finalement pas partir en août”, prévient-il.
Lorsque trop de salariés sont absents au même moment, la plupart des franchisés ont recours à des extras. “Il est notamment facile de recruter des étudiants qui recherchent un job d’été”, avance Laurent Delafontaine, dirigeant et co-fondateur du cabinet Axe Réseaux. Emmanuel Jury invite quant à lui à s’assurer que les étudiants recrutés aient une bonne connaissance du secteur, afin de ne pas avoir à les former trop longtemps. D’autres franchisés ferment boutique pendant une ou deux semaines en juillet ou en août : dans certaines régions, été rime en effet également avec baisse d’activité car les clients partent eux aussi en congés. Même sans fermer son entreprise, il est alors souvent possible de continuer à fonctionner avec des effectifs réduits. Laurent Delafontaine conseille cependant qu’un cadre (le franchisé lui-même ou un manager) soit toujours présent. Pour Emmanuel Jury, l’exploitant doit même éviter de prendre ses congés en été. Mais ce dernier peut être seul si l’activité est vraiment réduite.

Être juste

Il est également possible d’imposer aux salariés de rester travailler en juillet-août et de partir plutôt en juin ou septembre, notamment dans les régions où la période estivale est synonyme de hausse d’activité. À condition que cela ne provoque pas trop de mécontentements. “Certaines personnes préfèrent partir en juin ou en septembre car c’est moins cher et il y a moins de monde, remarque Laurent Delafontaine. Cela est en revanche problématique pour les personnes qui ont des enfants : il faut donc veiller à recruter des personnes aux profils différents”.
Il s’agit également d’être juste pour que ce ne soit pas toujours les mêmes personnes qui font des efforts. Mettre en place des roulements, par exemple, est une bonne solution. Car en-dehors des congés d’été, il y a les fêtes de fin d’année ou encore les ponts de mai. Et tout le monde veut en profiter ! “Il s’agit de trouver un équilibre : ceux qui sont restés à Noël peuvent prendre Pâques”, propose Laurent Delafontaine. Par ailleurs, il peut être décidé des priorités : les plus anciens, par exemple, peuvent davantage avoir le droit de choisir leurs dates de congé que les nouveaux arrivés. Emmanuel Jury prône la mise en place d’un planning prévu à l’avance afin que les salariés puissent visualiser facilement leurs congés. Et les échanger avec leurs collègues le cas échéant.
La gestion des congés estivaux est un sujet de management important. Laurent Delafontaine estime :

“Quoi qu’il en soit, ce n’est pas quelque chose à prendre à la légère. C’est un sujet sensible notamment de par son impact sur la vie familiale. Il faut donc être adroit, juste et bien expliquer les décisions prises”

 

En parler à son franchiseur

“Il ne faut pas hésiter à accéder aux souhaits de ses meilleurs employés en matière de congés afin de les récompenser ou pour les pousser à encore plus s’engager”, insiste Emmanuel Jury.
Un sujet sur lequel le franchiseur ne peut pas intervenir. Même s’il est bien évidemment possible de demander de l’aide à sa tête de réseau, cette dernière ne pourra bien souvent qu’apporter des conseils. Laurent Delafontaine relève cependant quelques initiatives bienvenues de la part de franchiseurs : “Certaines grandes enseignes mettent à disposition de leurs franchisés une CVthèque d’étudiants dans laquelle ils peuvent piocher pour trouver des extras. Des agences immobilières organisent aussi des détachements d’agents pour compléter les équipes. Enfin, les franchiseurs peuvent mettre en place des hotlines pour répondre aux clients même pendant les congés”, énumère-t-il. Autant d’exemples qui montrent qu’il ne faut pas hésiter à parler de cette problématique de la gestion des congés estivaux à sa tête de réseau. Même si, la plupart du temps, le franchisé devra se débrouiller seul, en mettant à profit ses nécessaires qualités managériales.

Vanessa Ruffin, franchisée O2, privilégie le dialogue

Franchisée O2 à Villefranche-sur-Saône (69) et Bourg-en-Bresse (01), Vanessa Ruffin doit gérer les congés d’une cinquantaine de salariés. Ce qui n’est pas toujours simple. “Dès le mois de mars, je recense les demandes de congés des salariés et les ordonne en fonction du cœur de métier. En effet, selon qu’ils interviennent pour du ménage, de la garde d’enfants ou comme auxiliaire de vie, les besoins des clients ne sont pas les mêmes”, rapporte Vanessa Ruffin. Si, lors des congés d’été, il arrive souvent que les clients n’aient pas besoin que leurs tâches ménagères soient réalisées, il n’en est pas de même pour les interventions d’auxiliaire de vie.
Une fois l’ensemble des demandes de congés recensé et ordonné, Vanessa Ruffin lance un plan de recrutement pour combler les périodes où trop peu d’intervenantes sont disponibles. “J’accepte toutes les demandes de congés de mes salariés. Pour cela, je réalise les embauches nécessaires. Comme nous avons beaucoup de demandes d’intervention à la rentrée, je recrute de nouveaux salariés dès l’été : ainsi, ils réalisent les remplacements des congés d’été avant d’assurer la hausse des demandes de la rentrée”, raconte la franchisée.
Si les demandes de congés sont toutes acceptées grâce à ces embauches supplémentaires, Vanessa Ruffin doit quand même gérer la question délicate des week-ends d’astreinte. Pour cela, tous les intervenants sont réunis pour se répartir les différents week-ends, en fonction des contraintes de chacun. “Si nous rencontrions des difficultés pour les congés, nous procéderions de la même façon. Ces réunions permettent de faire prendre conscience aux salariés qu’ils font partie d’une équipe et que les absences des uns se répercutent sur le travail des autres”, souligne Vanessa Ruffin. Ces réunions permettent aussi de favoriser les échanges, notamment de bonnes pratiques chez tel ou tel client.

La Rédaction


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