Les logiciels ou systèmes de caisse ont pour première fonction l’enregistrement de toutes les opérations de paiement reçues par le vendeur ainsi que le contrôle de la cohérence des encaissements. Inhérents au suivi comptable, ils permettent de justifier le détail des recettes, des apports en caisse, des différents taux de TVA applicables, des opérations imposables ou non, des modes d’encaissement, des sorties de caisse. Depuis 2018, le code général des impôts précise également les obligations à satisfaire concernant la gestion des données enregistrées. Elles se doivent d’être inaltérables, sécurisées, correctement conservées et archivées, garantissant leur intégrité à long terme.
Les nouveautés 2026
Depuis 2018, la réglementation française sur les caisses enregistreuses a principalement été guidée par la lutte contre la fraude à la TVA et, plus récemment, par la préparation à la facturation électronique. Les éditeurs de logiciels de caisse ont ainsi été obligés par la loi anti-fraude de 2018 de justifier de la sécurisation des données auprès de leurs clients.
Pour attester du respect des obligations exigées par l’administration fiscale, deux solutions :
- Demander un certificat auprès d’un organisme accrédité.
- Ou éditer une auto-certification conforme au modèle fixé par l’administration.
Lors de la parution de la loi de finances 2025, les parlementaires ont jugé bon de supprimer la possibilité d’auto-attestation. Mais face à l’engorgement des organismes accrédités, le gouvernement fait marche arrière en 2026 et autorise de nouveau les éditeurs à produire des auto-certifications. À savoir, pour le commerçant, l’absence de justification de conformité de sa ou ses caisses lors d’un contrôle est passible d’une amende de 7 500 € par unité concernée.
La loi de finances 2026 assouplit les moyens de prouver la conformité des caisses, mais n’allège aucunement les obligations ou les sanctions. Montée en puissance avec la facture électronique La réforme de la facturation électronique constitue la prochaine grande évolution. Même si elle n’est pas obligatoire, l’utilisation d’une caisse enregistreuse est le moyen le plus simple pour un franchisé de justifier le détail de ses recettes et d’éviter toute erreur d’encaissement, de calcul, de perte d’information…
Avec la réforme (entrant en vigueur le 1er septembre 2027 pour les TPE et PME), la caisse enregistreuse va devenir un véritable outil de gestion, copilotant avec le dirigeant le point de vente ! Connectées aux plateformes agréées, les dernières caisses intègrent désormais de nouvelles fonctionnalités telles que le suivi des stocks, l’analyse des ratios de gestion, l’optimisation des objectifs de vente, l’amélioration des prévisions d’achat, la transmission automatique des données de TVA et l’e-reporting…
La réglementation, bien que mouvante, a permis des avancées nécessaires permettant de faire évoluer un simple outil d’enregistrement et de contrôle vers un système de gestion polyvalent et puissant pour l’entreprise, au cœur de son modèle commercial.
