Un franchiseur qui se développe va progressivement affiner sa structure par une réallocation des rôles autour des ressources existantes, par le recrutement de compétences manquantes, ou/et par le recours à des cabinets de conseil spécialisés. Dans ce panorama, il existe la fonction méconnue d’office manager, que l’on pourrait traduire en français par assistant administratif, ou chef de cabinet.
Concrètement, l’office manager prend en charge les tâches administratives, juridiques et comptables que personne d’autre n’accomplit faute de temps et de compétences : gestion administrative du personnel, suivi des budgets, reporting, services généraux, déploiement d’outils support, communication interne…
On retrouve souvent cette fonction dans les structures de conseil et de prestations intellectuelles (consultants, experts-comptables, avocats, etc.). Or, souvent perçue par les franchisés comme prestataire de services internes, la tête de réseau trouve un intérêt naturel à se doter d’un office manager.
Ces professionnels sont également l’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs extérieurs (banque et administration, fournisseurs, cabinet comptable et juridique, etc.), et fluidifient les échanges entre la direction générale et le personnel.
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Arrivant en appui du dirigeant d’une petite structure, l’office manager en est souvent la première des fonctions support. Puis, à mesure que l’entreprise grossit, le titulaire du poste peut évoluer vers des fonctions de RRH ou RAF. À défaut, le franchiseur devra réaliser des recrutements spécialisés sur ces sujets.
Dans le contexte d’un réseau de franchise, un office manager présente de nombreux atouts :
- Administratif, juridique et gestion : organiser les rendez-vous avec les candidats à la franchise, rédiger les dossiers internes de validation et assurer le suivi des documents d’informations précontractuels et des contrats de franchise, en particulier sur les avenants et les délais légaux ; réaliser un suivi budgétaire et de trésorerie, et préparer les états pour les dirigeants.
- Expérience franchisé et vie interne : répondre aux questions complémentaires à celles posées aux animateurs réseau – eux-mêmes pouvant aussi s’adresser à l’office manager ; faciliter l’appropriation du savoir-faire des franchisés ; jouer un rôle éventuel dans des situations précontentieuses.
- Attractivité et intégration des franchisés : intervenir dans le suivi de certaines tâches du rétroplanning d’ouverture des points de vente ; densifier le manuel opératoire sur les processus du support.
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- Image : rassurer des financeurs potentiels sur la qualité du back-office, dans le cadre de négociations préalables à des opérations de haut de bilan.
- Communication : apporter de la rigueur et du suivi dans les actions de com’ interne et le travail des instances (groupes de travail, séminaires, convention annuelle).
- Innovation : en formant l’office manager aux spécificités de la relation de franchise, donner l’occasion d’apprendre et de surprendre par des apports inattendus !
En synthèse, un office manager de bon niveau a tout pour s’imposer comme le couteau suisse de la tête de réseau. Véritable colonne vertébrale, ossature d’une structure centrée sur le service comme l’est la tête de réseau, la fonction pourrait s’imposer comme le pendant humain de ce qu’est devenue l’IT sur le terrain technologique !
Allez plus loin !
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