Aucun franchiseur ou franchisé n’échappe à la convention annuelle. Un évènement stratégique qui se prépare des mois en amont, d’autant qu’il fait partie de l’un des rares moments d’échanges en commun. Car “s’il y a des échanges réguliers dans l’année entre le franchiseur et les franchisés, ou l’animateur du réseau et les franchisés, ainsi que des réunions nationales, cela ne suffit pas à communiquer efficacement, ni à fédérer. C’est pourquoi la convention est le seul moment de vivre ensemble, organisé sur un ou deux jours, pour parler avec ses confrères de vive voix ainsi qu’avec la tête de réseau”, explique Sylvain Bartlomeu, du cabinet Franchise Management. Pour fédérer donc, le franchiseur devra jouer collectif.
Savoir fédérer
“Il est important de jouer collectif, comme on le fait au sein d’une équipe. Car c’est aussi l’occasion pour le dirigeant de parler d’une seule et même voix, alors que durant le reste de l’année, les messages sont délivrés aux franchisés par des intermédiaires. Cet événement est d’une importance capitale quand l’enseigne recherche de l’agilité et de la cohésion”.
Une convention sert aussi à valoriser des profils spécifiques, qu’ils soient primo-accédants à la franchise, ou déjà aguerris. “On y vient pour accueillir et identifier les nouveaux entrants, mais aussi célébrer un départ. Le franchiseur peut alors saisir l’occasion pour féliciter et remercier ses membres et entamer la nouvelle année en évoquant ses ambitions ou les projets à mener. C’est donc le moment idéal pour redynamiser le réseau, ou sinon relâcher la pression en fin d’année. Le franchiseur doit donc être capable d’adapter son discours au contexte et à l’année écoulée. Car une convention réussie est en harmonie avec l’état du réseau, tant sur le plan économique qu’en termes de développement”, constate l’expert. “D’ailleurs, vous pouvez y penser à compter de vos quatre ou cinq premiers partenaires. Mais aussi planifier une daté clé, comme l’anniversaire de la création de l’enseigne ».
Un franchiseur qui gère tout de A à Z
Aussi, rappelle l’expert, si les franchises peuvent disposer d’un comité de franchisés, l’organisation de la convention relève bel et bien des fonctions du franchiseur, qui en a la charge exclusive. Notamment pour des raisons hiérarchiques. “Il faut être doté de compétences managériales, d’une grande capacité d’écoute du réseau et savoir sonder l’état général de l’enseigne, c’est-à-dire les attentes exprimées (ou non) des franchisés. Comme de pressentir le bon moment pour l’organiser, au risque de tenir des propos et d’avoir des actes décalés par rapport à la réalité du terrain, d’un point de vue économique notamment”, précise l’expert. “Mon conseil au franchiseur est donc de n’être ni trop simpliste, ni trop porté sur un évènement luxe ! N’oubliez pas qu’une convention doit aussi remobiliser, alors ne renvoyez pas de signaux contraires à vos partenaires. Surtout si l’année a été mauvaise sur le plan financier !”
Trouver l’équilibre entre fête et travail
Une convention réussie allie ainsi ambiance conviviale et ambiance de travail. Elle est aussi rythmée par plusieurs temps forts. Comme par la remise de prix des meilleures chefs d’entreprise de l’année. “Mais attention à ne pas vous baser sur les indicateurs de l’an passé. Pensez à casser les schémas afin de ne pas toujours récompenser les mêmes, ce qui serait source de frictions entre franchisés. Aussi parce que ledit trophée n’aurait plus aucun intérêt ni valeur ajoutée et démotiverait ceux qui n’en reçoivent jamais”, souligne Sylvain Bartolomeu.
On y noue également des amitiés ou y dénoue des tensions au travers de jeux de groupe (team building, escape game etc). “Mais à une condition : faire en sorte que ces activités soient adaptées à tous les publics et prennent en compte la diversité, l’âge, etc.”, rappelle l’expert. Et d’inclure aussi des temps dédiés à des séances de travail permettant de collecter des avis. En effet, “la convention sert également à évoquer les problèmes rencontrés par l’enseigne, son budget, mais aussi les objectifs à atteindre. Enfin, ne programmez pas un atelier spécifique si le service central concerné n’est pas présent à cette convention”, insiste ce dernier.
Au-delà des fonctions citées, la convention permet aussi de (ré)élire les membres du/ des comités du réseau (alors élus par les franchisés). Ce qui permet “de faire le bilan des travaux devant les franchisés pour responsabiliser leurs représentants. Et de casser le rapport hiérarchique franchiseur-franchisé”. Sinon, de profiter du rassemblement pour en créer un justement, si l’enseigne n’en avait pas encore pris l’initiative.
Rassembler, mais en période d’accalmie
Enfin, si chaque enseigne évolue avec ses propres échéances, à l’image des professionnels du jouet ou de la piscine, étaye l’expert, la convention doit être programmée en période d’accalmie. “Ne demandez pas aux franchisés de tenir leurs objectifs et d’être opérationnels, s’ils sont conviés en pleine période de soldes ou de Noël. C’est pourquoi les conventions ont souvent lieu entre septembre et octobre, sinon au moins de juin. Le meilleur moment consiste donc à convier tout le monde en basse saison, ou lors des préparatifs annuels”.
En outre, rien ne sert de vouloir assurer un show surdimensionné, sa durée ne rimant pas toujours avec son efficacité. “Chaque enseigne fait comme bon lui semble. Mais la plus longue convention qui me vienne à l’esprit a duré 4 jours autour d’un format croisière, temps libres et visites inclues. Mais il faut aussi l’assumer financièrement derrière. Une journée d’échanges incluant une pause au restaurant suffit parfois amplement. L’essentiel étant d’être créatif, de fédérer et de véhiculer des émotions. Mais en sachant mettre en place une convention qui ne soit ni trop banale ou trop simpliste, ni trop prétentieuse”, estime Franchise Management.
Solliciter une expertise externe
Pour éviter l’aspect simpliste, l’expert propose aussi au franchiseur de casser les codes. En sollicitant également des experts externes au réseau, en qualité de conseil pendant la convention. “Les experts peuvent alors soit prendre la parole pour recentrer le réseau en cas de conflit, doutes ou faire de la médiation, ou alors intervenir pour rappeler les fondamentaux et les règles de vie. Il arrive aussi qu’on nous demande d’intervenir en qualité d’observateur, d’un point de vue neutre, pour éventuellement identifier des rivalités ou des clans, par exemple”, poursuit l’expert. Ou alors, inviter des personnalités externes au réseau pour nourrir le débat et inspirer des bonnes pratiques, quand “certains franchiseurs font parfois appel à des sportifs pour échanger avec les franchisés, ou même à des franchiseurs qui évoluent sur d’autres secteurs d’activités, même si cette démarche est très peu courante, alors qu’elle est pourtant très constructive!”
Jouer collectif
Essentielle, stratégique, conviviale et motivante pour toutes ces raisons évoquées, la convention est donc immanquable pour tous les membres du réseau et à toutes les échelles hiérarchiques. “La manquer, sauf en cas de force majeure, serait une bêtise. Cela vous mettrait en marge du groupe, ce qui n’est pas dans les fondements de la franchise”, estime d’ailleurs l’expert. “Car même si l’on ne se sent pas légitime par rapport aux autres franchisés et pour toutes sortes de raisons, il faut lever ces freins et jouer collectif. Sinon, cela revient à dire aux autres que vous n’avez pas accepté ou intégré les principes de la vie en réseau. On ne peut pas en exiger ses bénéfices sans en accepter ses contraintes et ses compromis”. Alors ne manquez pas le début de la saison. Et préparez vos agendas !
